Jedan Compliance Bot, paketi koji su Vam potrebni
Compliance Bot je jedan proizvod. Paket Jezgra je uvijek uključen; sektorski paketi dodaju pravila, vrste provjera i tijekove odobravanja za Vašu djelatnost, a Interni paket pretvara Vaše vlastite postupke u pravila koja se mogu provjeravati. Jedan dokument može se istodobno provjeriti prema više paketa, a svaki nalaz pokazuje iz kojeg paketa i pravila potječe.
Jezgra te sektorski i interni paketi
Administrator paketa uključuje ili isključuje pakete za svaku instalaciju. Vrste provjera neaktivnih paketa se ne nude.
Jezgra
Zaštita podataka, upotreba UI i upravljanje dokumentima za svaku organizaciju – uz zajednički pogon: prijava, odobrenja, revizijski trag i kontrolna ploča za sve pakete.
- CORE.PRIVACY
- CORE.AI
- CORE.DOCCONTROL
Bankarstvo
Kreditni procesi, predugovorne informacije, postupci KYC/AML i eksternalizacija za banke i kreditne institucije.
- BANK.PROCESS
- BANK.PRECONTRACT
- BANK.KYC
- BANK.OUTSOURCING
Hrana i piće
Označavanje i alergeni, prehrambene i zdravstvene tvrdnje, HACCP planovi, certifikati dobavljača, spremnost za audit i povlačenje proizvoda za proizvođače hrane i trgovce.
- FOOD.LABEL
- FOOD.CLAIMS
- FOOD.HACCP
- FOOD.SUPPLIER
- FOOD.AUDIT
- FOOD.RECALL
Javni sektor i javna nabava
Dokumentacija o nabavi, ESPD, elektronički potpisi, ugovori i evidencije za naručitelje – s mnogo postupaka javne nabave koji teku paralelno, svaki s vlastitim timom, fazom i rokovima.
- PUB.TENDER
- PUB.ESPD
- PUB.SIGNATURE
- PUB.CONTRACT
- PUB.RECORDS
Interni paket
Vaše vlastite politike i postupci postaju odobrena interna pravila koja se mogu provjeravati. Vlasnik politike odobrava svako pravilo prije nego što ga bot upotrijebi.
- INT.DOCUMENT
- INT.RECORD
- INT.AUDIT
- + po mjeri klijenta
Farmacija / medicinski proizvodi
Paketi za farmaceutske tvrtke i proizvođače medicinskih proizvoda su u pripremi.
- još nema vrsta provjera
Vrste provjera, prijedlozi i odobrenja
Svaki paket donosi vrste provjera. Vrsta provjere određuje pravila koja se primjenjuju, odjeljak izvješća i tko mora odobriti.
Učitavanje
Učitajte dokument. Vrste provjera odaberite sami ili ostavite izbor prazan, pa će bot predložiti vrste provjera na temelju onoga što pronađe u dokumentu – Vi potvrđujete.
Provjera prema više paketa
Jedna provjera može kombinirati pakete – na primjer e-poruka o povlačenju proizvoda prema paketu Hrana i piće i pravilima zaštite podataka iz Jezgre. Svaki paket dobiva vlastiti odjeljak izvješća.
Odobrenje po vrsti provjere
Svaka vrsta provjere stvara vlastiti zadatak odobrenja za pravu osobu – voditelja sigurnosti hrane za deklaraciju, službenika za zaštitu podataka za privatnost. Dokument se oslobađa tek kada su svi zadaci odobreni.
Vidite samo ono što smijete
Pristup prati pakete, a kod javne nabave i postupke. Korisnik bez pristupa paketu vidi samo da nalazi postoje, ali ne i njihov sadržaj.
Postupci javne nabave: u paketu Javni sektor i javna nabava svaki postupak ima vlastitu fazu, tim, rokove, nalaze i odobrenja. Mnogo postupaka teče paralelno; dokument vraćen u jednom postupku ne zadržava nijedan drugi.
Praktični primjeri upotrebe po paketima
Tipične situacije iz prakse. Sve organizacije, osobe i dokumenti u primjerima su izmišljeni.
CORE Jezgra
Chat asistent UI na web-stranici banke
Banka planira chat asistenta UI na svojoj javnoj web-stranici. Opis sustava i obavijest na web-stranici provjeravaju se u jednom pregledu.
Tipični nalazi: prozor chata ne navodi da korisnici razgovaraju sa sustavom UI; klasifikacija rizika nije dokumentirana; nedostaje rok čuvanja zapisa razgovora.
Politika video nadzora općine
Općina ažurira svoju višegodišnju politiku video nadzora ulaza u zgradu općine.
Tipični nalazi: rok čuvanja nije naveden; datum pregleda je istekao; pozivanje na zamijenjene propise o zaštiti podataka.
Uređivanje zbirke postupaka prije certifikacije
Prehrambena tvrtka želi da svi postupci i radne upute budu pravilno kontrolirani prije sljedećeg certifikacijskog audita.
Tipični nalazi: nedostaje vlasnik ili datum odobrenja, istekli pregledi, nema povijesti promjena, radna uputa proturječi svom postupku.
BANK Bankarstvo
Izmijenjeni proces potrošačkih kredita
Banka mijenja svoj proces odobravanja potrošačkih kredita – bankarski demo dokument.
Tipični nalazi: potrebni koraci nisu obuhvaćeni, npr. nema dokumentiranog koraka procjene kreditne sposobnosti ili eskalacije za izuzetke.
Sažetak ugovora o eksternalizaciji u oblak
Prije potpisivanja ugovora s pružateljem usluga u oblaku, sažetak eksternalizacije provjerava se na istoj verziji i s aspekta eksternalizacije i s aspekta zaštite podataka.
Tipični nalazi: nisu obuhvaćeni izlazna strategija, pravo na reviziju ili lokacija podataka (smjernice EBA o eksternalizaciji, DORA); nedostaje upućivanje na ugovor o obradi.
Postupak KYC/AML u odnosu na vlastitu AML politiku banke
Uprava je odobrila novu internu AML politiku. Postupak KYC u poslovnicama mora slijediti i zakon i tu politiku.
Tipični nalazi: pojačanu dubinsku analizu odobrava pogrešna osoba; interval pregleda za visokorizične klijente dulji je nego što politika dopušta.
FOOD Hrana i piće
Sezona deklaracija dobavljača za privatnu robnu marku
Trgovački lanac prije sezonskog lansiranja od više proizvođača dobiva nove i izmijenjene deklaracije za svoj asortiman privatne robne marke.
Tipični nalazi: nenavedeni ili nenaglašeni alergeni, nedostaje količina sastojaka, tvrdnje čiji uvjeti nisu ispunjeni.
Mjesečna provjera certifikata dobavljača
Služba za kvalitetu svakog mjeseca provjerava jesu li certifikati i specifikacije dobavljača još uvijek važeći.
Tipični nalazi: certifikat je istekao; područje certifikata ne obuhvaća isporučeni proizvod; specifikacija je starija od intervala koji propisuje tvrtka.
Priprema za nenajavljeni certifikacijski audit
Proizvođač želi znati gdje su mu dokazi slabi – u postupcima i u popunjenim evidencijama.
Tipični nalazi: zahtjevi bez dokaza; probno povlačenje proizvoda nije provedeno; HACCP plan nije pregledan nakon promjene procesa; u uzorkovanim evidencijama nedostaje drugi potpis.
PUB Javni sektor i javna nabava
Nabava školske prehrane u maloj općini
Općina priprema otvoreni postupak za usluge školske prehrane. Dokumentacija traži životopise kuhinjskog osoblja.
Tipični nalazi: kriteriji za odabir bez pondera; navedena robna marka bez „ili jednakovrijedno“; nema izjava o sukobu interesa; obrazac životopisa traži više podataka nego što je potrebno.
Ocjenjivanje više ponuda: ESPD i potpisi
Nakon isteka roka svaka ponuda učitava se u isti postupak i provjerava prema istim pravilima.
Tipični nalazi: reference ispod minimuma; nema ESPD-a za subjekt na čije se kapacitete ponuđač oslanja; certifikat istekao u trenutku potpisivanja. Bot nikada ne isključuje ponuđača.
Pregled spisa ugovora prije vanjske revizije
Prije revizije pregledaju se spisi izmijenjenih ugovora – svaki spis je postupak u fazi ugovora ili arhive.
Tipični nalazi: izmjena iznad praga male vrijednosti bez klauzule o izmjenama; predug rok plaćanja; rok čuvanja kraći od propisanog plana.
Mnogo postupaka javne nabave paralelno
Služba za javnu nabavu istodobno vodi mnogo postupaka, s više službenika za nabavu.
Tipični nalazi: jedan popis postupaka razvrstan po sljedećem roku; svaki službenik vidi samo svoje postupke; dokument vraćen u jednom postupku ne zadržava drugi.
INT Interni paket + Certora
Evidencije puštanja deklaracija u odnosu na vlastiti postupak tvrtke
Proizvođač hrane želi da svako puštanje deklaracije slijedi njegov postupak označavanja QP-07, a ne samo zakon.
Tipični nalazi: zastarjela specifikacija dobavljača; prijevod nije provjerila druga osoba; nedostaje supotpis tehničkog direktora nakon promjene alergena.
Nabava male vrijednosti prema internim pravilima
Ispod nacionalnih pragova općina slijedi vlastita pravila o tome koliko ponuda treba zatražiti i tko odobrava.
Tipični nalazi: zatraženo manje ponuda nego što je potrebno; narudžbu odobrila osoba ispod potrebne razine ovlaštenja; spis nije pohranjen u propisani registar.
Tromjesečna interna revizija spisa prigovora
Interna revizija svako tromjesečje uzorkuje spise prigovora u odnosu na postupak banke za rješavanje prigovora.
Tipični nalazi: potvrda primitka poslana prekasno; odgovor je odobrila ista osoba koja je rješavala prigovor; nedostaje završno pismo.
USKORO Farmacija / medicinski proizvodi
Uskoro – primjeri upotrebe još nisu dostupni.
Osposobljavanje zaposlenika uz Certoru
Compliance Bot provjerava dokumente i evidencije; Certora osposobljava i certificira ljude koji ih pišu i primjenjuju. Ako zaposlenici nauče upravo ona pravila prema kojima bot provjerava, nalaza je od početka manje.
Odobrena pravila kao sadržaj osposobljavanja
Odobrena interna pravila i pravila iz paketa, s odjeljkom izvora, mogu se sinkronizirati u Certoru kao sadržaj osposobljavanja – samo izvori koje je vlasnik politike odobrio za osposobljavanje.
Prijedlozi potreba za osposobljavanjem
Kada se isto pravilo više puta prekrši, kontrolna ploča predlaže potrebu za osposobljavanjem za ulogu ili tim – na primjer „prijevod nije provjerila druga osoba – 2 slučaja – stručnjaci za kvalitetu“.
Odlučuje osoba
Vlasnik procesa odbacuje prijedlog ili traži dodjelu osposobljavanja u Certori. Compliance Bot nikada ne dodjeljuje osposobljavanje automatski i ne ocjenjuje pojedinačne zaposlenike.
Koncept. Veza s osposobljavanjem je prema zadanim postavkama isključena i u demo verziji prikazana je kao koncept. Detalji integracije tek će se potvrditi.
On-prem: jedna zajednička instanca Kwizmo & HalBrain
Compliance Bot radi u prostorijama klijenta sa svim svojim paketima i postupcima javne nabave te jednom bazom podataka. Litoria i Certora dio su Kwizmo & HalBrain i koriste istu instancu. Jezični model (LLM), lokalni ili SaaS u EU, povezan je samo s Kwizmo & HalBrain.
- Prostorije klijenta (on-prem): sve navedeno u nastavku radi u prostorijama klijenta.
- Compliance Bot – jedan proizvod s paketima: Jezgra (uvijek uključena), Bankarstvo, Hrana i piće, Interni paket te Javni sektor i javna nabava s postupcima javne nabave koji teku paralelno (npr. JN-DEMO-2026-014 priprema, JN-DEMO-2026-009 ocjenjivanje, JN-DEMO-2023-031 ugovor).
- Baza podataka Compliance Bot – dokumenti, nalazi, odobrenja i revizijski trag; svaki zapis označen je paketom, a kod javne nabave i postupkom.
- Kwizmo & HalBrain – jedna zajednička instanca s pogonom UI i vezom s jezičnim modelom. Litoria i Certora njezin su dio i koriste isti pogon; ne čitaju dokumente, nalaze ni postupke Compliance Bot.
- Veza s osposobljavanjem (koncept): kada je uključena, odobrena pravila mogu se prenositi iz Compliance Bot u Certoru.
- Jezični model – lokalni ili SaaS u EU, povezan samo s Kwizmo & HalBrain. Nijedna druga veza ne napušta prostorije.
Koji paketi odgovaraju Vašoj organizaciji?
Navedite svoj sektor i glavne vrste dokumenata, a mi ćemo Vam pokazati odgovarajuće pakete i vrste provjera.
Kontakt
E-pošta: tadej.drmaz@comp-consulting.eu