En Compliance Bot, paketi, ki jih potrebujete
Compliance Bot je en izdelek. Paket Jedro je vedno vključen; panožni paketi dodajo pravila, vrste preverjanj in poti odobritve za vaš sektor, Interni paket pa vaše lastne postopke pretvori v pravila, ki jih je mogoče preverjati. En dokument lahko hkrati preverite glede na več paketov, pri vsaki ugotovitvi pa je razvidno, iz katerega paketa in pravila izhaja.
Jedro ter panožni in interni paketi
Administrator paketov za vsako namestitev vključi ali izključi pakete. Vrste preverjanj neaktivnih paketov niso na voljo.
Jedro
Varstvo podatkov, uporaba UI in upravljanje dokumentov za vsako organizacijo – ter skupni mehanizem: prijava, odobritve, revizijska sled in nadzorna plošča za vse pakete.
- CORE.PRIVACY
- CORE.AI
- CORE.DOCCONTROL
Bančništvo
Kreditni procesi, predpogodbene informacije, postopki KYC/AML in zunanje izvajanje za banke in kreditne institucije.
- BANK.PROCESS
- BANK.PRECONTRACT
- BANK.KYC
- BANK.OUTSOURCING
Hrana in pijača
Označevanje in alergeni, prehranske in zdravstvene trditve, načrti HACCP, certifikati dobaviteljev, pripravljenost na presojo in odpoklici za proizvajalce in trgovce z živili.
- FOOD.LABEL
- FOOD.CLAIMS
- FOOD.HACCP
- FOOD.SUPPLIER
- FOOD.AUDIT
- FOOD.RECALL
Javni sektor in javna naročila
Dokumentacija v zvezi z oddajo javnega naročila, ESPD, elektronski podpisi, pogodbe in evidence za naročnike (ZJN-3) – z veliko vzporedno potekajočimi postopki javnega naročanja, vsak s svojo ekipo, fazo in roki.
- PUB.TENDER
- PUB.ESPD
- PUB.SIGNATURE
- PUB.CONTRACT
- PUB.RECORDS
Interni paket
Vaše lastne politike in postopki postanejo odobrena interna pravila, ki jih je mogoče preverjati. Lastnik politike odobri vsako pravilo, preden ga bot uporabi.
- INT.DOCUMENT
- INT.RECORD
- INT.AUDIT
- + po meri naročnika
Farmacija / medicinski pripomočki
Paketi za farmacevtska podjetja in proizvajalce medicinskih pripomočkov so v pripravi.
- še brez vrst preverjanj
Vrste preverjanj, predlogi in odobritve
Vsak paket prinese vrste preverjanj. Vrsta preverjanja določa uporabljena pravila, razdelek poročila in osebo, ki mora odobriti.
Nalaganje
Naložite dokument. Vrste preverjanj izberite sami ali pustite izbiro prazno, in bot vam jih predlaga glede na vsebino dokumenta – vi potrdite.
Preverjanje glede na več paketov
Eno preverjanje lahko združuje pakete – na primer e-poštno sporočilo o odpoklicu glede na paket Hrana in pijača in pravila o varstvu podatkov iz Jedra. Vsak paket dobi svoj razdelek poročila.
Odobritev po vrsti preverjanja
Vsaka vrsta preverjanja ustvari svojo nalogo odobritve za pravo osebo – vodjo varnosti hrane za označbo, pooblaščeno osebo za varstvo podatkov za zasebnost. Dokument se sprosti šele, ko so odobrene vse naloge.
Vidite le, kar smete
Dostop sledi paketom, pri javnih naročilih pa tudi postopkom. Uporabnik brez dostopa do paketa vidi le, da ugotovitve obstajajo, ne pa njihove vsebine.
Postopki javnega naročanja: v paketu Javni sektor in javna naročila je vsak postopek samostojna zadeva s svojo fazo, ekipo, roki, ugotovitvami in odobritvami. Veliko postopkov poteka vzporedno; dokument, vrnjen v enem postopku, ne zadrži nobenega drugega.
Praktični primeri uporabe po paketih
Tipične situacije iz prakse. Vse organizacije, osebe in dokumenti v primerih so izmišljeni.
CORE Jedro
Klepetalni pomočnik UI na spletni strani banke
Banka načrtuje klepetalnega pomočnika UI na svoji javni spletni strani. Opis sistema in obvestilo na spletni strani se preverita v enem pregledu.
Tipične ugotovitve: v oknu klepeta ni navedeno, da se uporabnik pogovarja s sistemom UI; razvrstitev tveganja ni dokumentirana; manjka rok hrambe zapisov klepeta.
Pravilnik občine o videonadzoru
Občina posodablja svoj več let star pravilnik o videonadzoru vhoda v občinsko stavbo.
Tipične ugotovitve: rok hrambe ni naveden; datum pregleda je zapadel; sklicevanja na nadomeščeno zakonodajo o varstvu podatkov.
Ureditev knjižnice postopkov pred certificiranjem
Živilsko podjetje želi, da so vsi postopki in delovna navodila pred naslednjo certifikacijsko presojo ustrezno obvladovani.
Tipične ugotovitve: manjka lastnik ali datum odobritve, zapadli pregledi, ni zgodovine sprememb, delovno navodilo je v nasprotju s svojim postopkom.
BANK Bančništvo
Prenovljen proces potrošniških kreditov
Banka prenavlja proces odobravanja potrošniških kreditov – to je bančni demo dokument.
Tipične ugotovitve: zahtevani koraki niso zajeti, npr. ni dokumentiranega koraka ocene kreditne sposobnosti ali eskalacije za izjeme.
Povzetek pogodbe o zunanjem izvajanju v oblaku
Pred podpisom pogodbe s ponudnikom storitev v oblaku se na isti različici povzetka preverita zunanje izvajanje in varstvo podatkov.
Tipične ugotovitve: izstopna strategija, pravice do revizije ali lokacija podatkov niso pokriti (smernice EBA o zunanjem izvajanju, DORA); manjka sklic na pogodbo o obdelavi.
Postopek KYC/AML in lastna politika banke o preprečevanju pranja denarja
Uprava je sprejela novo interno politiko o preprečevanju pranja denarja. Postopek KYC v poslovalnicah mora upoštevati zakon in to politiko.
Tipične ugotovitve: poglobljeni pregled stranke odobri napačna oseba; interval pregleda strank z visokim tveganjem je daljši, kot ga dovoljuje politika.
FOOD Hrana in pijača
Sezona označb dobaviteljev za trgovsko znamko
Trgovska veriga pred sezonsko uvedbo prejme nove in spremenjene označbe za izdelke svoje trgovske znamke od več proizvajalcev.
Tipične ugotovitve: alergeni niso navedeni ali poudarjeni, manjka količina sestavin, trditve, katerih pogoji niso izpolnjeni.
Mesečni pregled certifikatov dobaviteljev
Služba za kakovost vsak mesec preveri, ali so certifikati in specifikacije dobaviteljev še veljavni.
Tipične ugotovitve: certifikat je potekel; področje certifikata ne zajema dobavljenega izdelka; specifikacija je starejša od intervala, ki ga določa podjetje.
Priprava na nenapovedano certifikacijsko presojo
Proizvajalec želi vedeti, kje so njegova dokazila šibka – v postopkih in v izpolnjenih evidencah.
Tipične ugotovitve: zahteve standarda brez dokazil; preizkusni odpoklic ni bil izveden; načrt HACCP po spremembi procesa ni bil pregledan; vzorčenim evidencam manjka drugi podpis.
PUB Javni sektor in javna naročila
Javno naročilo šolske prehrane v manjši občini
Občina pripravlja odprti postopek za storitve šolske prehrane. Dokumentacija zahteva življenjepise kuhinjskega osebja.
Tipične ugotovitve: merila za izbor brez uteži; navedena blagovna znamka brez »ali enakovredno«; ni izjav o nasprotju interesov; obrazec za življenjepis zahteva več podatkov, kot je potrebno.
Ocenjevanje več ponudb: ESPD in podpisi
Po izteku roka se vsaka ponudba naloži v isti postopek in preveri glede na ista pravila.
Tipične ugotovitve: reference pod minimalno zahtevo; ni ESPD za subjekt, na katerega zmogljivosti se ponudnik sklicuje; potrdilo je ob podpisu že poteklo. Bot ponudnika nikoli ne izloči.
Pregled pogodbenih spisov pred zunanjo revizijo
Pred revizijo se pregledajo spisi spremenjenih pogodb – vsak spis je postopek v fazi pogodbe ali arhiva.
Tipične ugotovitve: sprememba nad pragom de minimis brez klavzule o spremembah; predolg plačilni rok; hramba krajša od načrta hrambe.
Veliko postopkov javnega naročanja hkrati
Služba za javna naročila hkrati vodi veliko postopkov z več skrbniki javnih naročil.
Tipične ugotovitve: en seznam postopkov, razvrščen po naslednjem roku; vsak skrbnik vidi samo svoje postopke; dokument, vrnjen v enem postopku, ne zadrži drugega.
INT Interni paket + Certora
Evidence sprostitve označb glede na lastni postopek podjetja
Proizvajalec živil želi, da vsaka sprostitev označbe sledi njegovemu postopku označevanja QP-07, ne le zakonu.
Tipične ugotovitve: zastarela specifikacija dobavitelja; prevoda ni preverila druga oseba; po spremembi alergenov manjka sopodpis tehničnega direktorja.
Naročila nizkih vrednosti po internih pravilih
Pod nacionalnimi mejnimi vrednostmi občina upošteva lastna pravila o tem, koliko ponudb zahteva in kdo odobri.
Tipične ugotovitve: zahtevanih je manj ponudb, kot je predpisano; naročilo je odobrila oseba pod zahtevano ravnjo odobritve; spis ni shranjen v predpisanem registru.
Četrtletna notranja revizija spisov pritožb
Notranja revizija vsako četrtletje vzorči spise pritožb glede na bančni postopek obravnave pritožb.
Tipične ugotovitve: potrdilo o prejemu je bilo poslano prepozno; odgovor je odobrila ista oseba, ki je pritožbo obravnavala; manjka končni dopis.
KMALU Farmacija / medicinski pripomočki
Kmalu – primerov uporabe še ni.
Usposabljanje zaposlenih s Certoro
Compliance Bot preverja dokumente in evidence; Certora usposablja in certificira ljudi, ki jih pišejo in izvajajo. Če se zaposleni naučijo prav tistih pravil, glede na katera preverja bot, že na začetku nastane manj ugotovitev.
Odobrena pravila kot vsebina usposabljanja
Odobrena interna pravila in pravila paketov, skupaj z razdelkom vira, se lahko kot vsebina usposabljanja sinhronizirajo v Certoro – samo viri, ki jih je lastnik politike sprostil za usposabljanje.
Predlogi potreb po usposabljanju
Kadar je isto pravilo večkrat kršeno, nadzorna plošča predlaga potrebo po usposabljanju za vlogo ali ekipo – na primer »prevoda ni preverila druga oseba – 2 primera – strokovnjaki za kakovost«.
Odloči človek
Lastnik procesa predlog zavrne ali v Certori zahteva dodelitev usposabljanja. Compliance Bot nikoli samodejno ne dodeli usposabljanja in ne ocenjuje posameznih zaposlenih.
Koncept. Povezava z usposabljanjem je privzeto izključena in je v demu prikazana kot koncept. Podrobnosti integracije bodo še potrjene.
Na lokaciji naročnika: ena skupna instanca Kwizmo & HalBrain
Compliance Bot deluje v prostorih naročnika z vsemi svojimi paketi in postopki javnega naročanja ter eno podatkovno shrambo. Litoria in Certora sta del Kwizmo & HalBrain in uporabljata isto instanco. Jezikovni model (LLM), lokalni ali SaaS v EU, je povezan samo s Kwizmo & HalBrain.
- Prostori naročnika (on-prem): vse spodaj navedeno deluje v prostorih naročnika.
- Compliance Bot – en izdelek s paketi: Jedro (vedno vključeno), Bančništvo, Hrana in pijača, Interni paket ter Javni sektor in javna naročila z vzporedno potekajočimi postopki javnega naročanja (npr. JN-DEMO-2026-014 priprava, JN-DEMO-2026-009 ocenjevanje, JN-DEMO-2023-031 pogodba).
- Podatkovna shramba Compliance Bot – dokumenti, ugotovitve, odobritve in revizijska sled; vsak zapis je označen s paketom, pri javnih naročilih pa tudi s postopkom.
- Kwizmo & HalBrain – ena skupna instanca z mehanizmom UI in povezavo z jezikovnim modelom. Litoria in Certora sta njen del in uporabljata isti mehanizem; dokumentov, ugotovitev ali postopkov Compliance Bot ne berejo.
- Povezava z usposabljanjem (koncept): ko je vključena, se odobrena pravila lahko prenesejo iz Compliance Bot v Certoro.
- Jezikovni model – lokalni ali SaaS v EU, povezan samo s Kwizmo & HalBrain. Nobena druga povezava ne zapusti prostorov naročnika.
Kateri paketi ustrezajo vaši organizaciji?
Povejte nam, v katerem sektorju delujete in katere so vaše glavne vrste dokumentov, in pokazali vam bomo ustrezne pakete in vrste preverjanj.
Kontakt
E-pošta: tadej.drmaz@comp-consulting.eu